Comment créer une adresse mail professionnelle gratuitement en 5 minutes (étape par étape) ?

Voulez-vous créer une adresse mail professionnelle gratuitement ? Un email pro utilise le nom de votre entreprise et semble beaucoup plus professionnelle qu’un compte générique Gmail ou Hotmail.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer facilement une adresse mail professionnelle gratuite en seulement cinq minutes avec des instructions étape par étape. Vous avez le choix entre ces 2 méthodes:

1. Créer un mail professionnel avec Infomaniak
2. Utilisez Google WorkSpace pour créer votre messagerie professionnelle

Comment créer un mail professionnel ?

N’oubliez pas qu’un mail professionnel ne se limite pas à l’adresse elle-même, mais également à la manière dont vous l’utilisez et le gérez.
En mettant régulièrement à jour vos configurations, en étant attentif à vos communications et en organisant votre boîte de réception, vous conserverez une image professionnelle.
Voici en bref les différentes étapes pour acquérir un compte de messagerie pro:

1. Choisissez un fournisseur de service de messagerie professionnelle

Vous devez sélectionner un fournisseur de services de messagerie réputé qui offre des fonctionnalités adaptées aux besoins des professionnels.
Choisissez l’un de ces quatre fournisseurs populaires:

1. Infomaniak mail,

2. Google Workspace (anciennement G Suite),

3. Zoho Mail et

4. Microsoft Outlook

2. Achetez un nom de domaine

Si vous représentez une entreprise ou une marque, il est essentiel d’avoir un nom de domaine personnalisé (par exemple, bertrand@votrebusiness.com).

Non seulement cela donne une impression de professionnalisme, mais cela permet également d’instaurer un climat de confiance entre les destinataires.

Il existe plusieurs fournisseurs de nom de domaine. Nous vous recommandons Infomaniak.
Lisez ce guide sur comment bien choisir son nom de domaine.

3. Créez un compte mail professionnel convivial

Votre adresse de messagerie doit être facile à mémoriser et à correspondre à votre nom ou à votre rôle. Les formats courants sont prenom.nom@domaine.com ou role@domaine.com (par exemple, bertrand.doe@entreprise.com ou support@entreprise.com).

4. Protégez votre messagerie professionnelle avec un mot de passe fort

Assurez la sécurité de votre compte de messagerie en définissant un mot de passe robuste. Il doit être composé de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de caractères spéciaux.

Évitez d’utiliser des informations faciles à deviner, comme les dates d’anniversaire.
Vous pouvez utiliser un outil gratuit pour générer votre mot de passe.

5. Personnalisez la signature de votre boîte mail

La signature d’un message e-mail apparaît au bas de chaque message que vous envoyez. Elle doit comporter votre nom, votre fonction, le nom de votre entreprise, votre numéro de contact et d’autres informations pertinentes.

Certains professionnels y ajoutent également le logo de leur entreprise ou des liens vers des médias sociaux.

Utilisez l’un de ces outils gratuits pour générer une signature email personnelle.

6. Configurez les paramètres de votre messagerie professionnelle

Réglez les paramètres tels que le nom d’affichage (la façon dont votre nom apparaît aux destinataires), la redirection des emails et les réponses hors du bureau.
Ces paramètres garantissent la fluidité des courriels et permettent aux destinataires de savoir si vous n’êtes pas disponible.

7. Organisez vos documents à l’aide de dossiers et d’étiquettes

Créez des dossiers ou des libellés pour classer vos emails par catégorie. Cela permet d’organiser votre boîte de réception et de retrouver plus facilement des courriels spécifiques lorsque vous en avez besoin.

8. Mettre en place des filtres et des règles pour les emails

Automatisez le tri des nouveaux mails en mettant en place des filtres et des règles. Par exemple, vous pouvez diriger toutes les newsletters vers un dossier spécifique ou marquer certains messages comme étant importants.

9. Examinez et nettoyez régulièrement votre boîte de réception

Passez régulièrement en revue votre boîte de réception pour supprimer les courriels inutiles et vous désabonner des bulletins d’information non désirés.

Cela permet de ne pas encombrer votre boîte de réception et de vous assurer que vous ne manquerez pas de communications importantes.

10. Adoptez les règles de l’étiquette en matière de gestion des emails professionnels

Soyez toujours professionnel dans vos communications par mail. Cela implique d’utiliser un ton poli, d’éviter l’argot ou un langage trop décontracté, et de relire vos messages avant de les envoyer.

Méthode 1 : Créer une adresse mail professionnelle gratuite avec Infomaniak

Avant la création du site Web de votre entreprise, vous devrez choisir un nom de domaine et un hébergement Web.

Ce que la plupart des débutant(e)s ne savent pas, c’est que de nombreux fournisseurs d’hébergement Web proposent des adresses mail gratuites avec un nom de domaine ou un hébergement Web.

Normalement, un nom de domaine coûte environ 10 Euros par an et l’hébergement de site Web autour de 6 Euros par mois. 

Infomaniak, un hébergeur web de haut calibre, offre gratuitement une messagerie professionnelle avec chaque nom de domaine et 25 comptes mail avec son offre d’hébergement phare Web + Mail.

Grâce à leur suite collaborative pour PME, connu sous le nom de Ksuite, la création et la gestion de vos mails professionnels sera un jeu d’enfant.

Voici un aperçu de ses caractéristiques: :

• Téléchargez l’app Infomaniak Auth (iOS et Android). Vous pouvez activer la double authentification et bloquer toute tentative d’intrusion.
• Synchronisation mails, contacts, agendas, SMS,
• Centralisation de la gestion de la sécurité du personnel en entreprise.
• Vos emails sont traduits en 5 langues avec une Intelligence Artificielle (IA) 100 % fait maison
• Accéder depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone
• Messagerie pro multiple
• Dossiers personnalisables et imbriqués à l’infini.
• Interface moderne et modulable à l’aide de fonction Glisser/déposer
• Alertes SMS
• Envoyez des SMS depuis votre poste de travail
• Vous recevez une notification en cas de modification d’un rendez-vous dans votre calendrier.
• Vous pouvez enregistrer vos pièces jointes dans kDrive directement depuis mail.infomaniak.com
• Choisissez parmi des centaines de Smileys et enserrez-les en un seul clic dans votre message 😍 😊 🙌🏻

Ksuite

Mail

Agenda

Contact

Pour environ 7 Euros par mois, vous pouvez lancer un site avec 25 adresses mail professionnelles. Il est aussi possible d’avoir une messagerie entreprise sans avoir un site web. Il vous suffit d’avoir un nom de domaine.

Voici les instructions détaillées étape par étape pour créer votre première adresse mail professionnelle pour votre entreprise.

Étape 1. Configurez votre adresse professionnelle

Vous devez d’abord visiter le site d’Infomaniak et cliquer sur le bouton « Hébergements » localisé dans le menu supérieur.

Par ailleurs, vous pouvez choisir de créer un compte mail uniquement ou encore avoir un hébergement Web inclus. 

Je choisirai l’option avec hébergement. Elle me permet d’avoir plus de flexibilité et d’évolutivité en cours de route.

Cela vous amènera à une page avec plus d’informations sur ce plan dans lequel vous devrez cliquer sur le bouton bleu « Commander » en haut à droite.

À partir de ce stade, il vous suffit de suivre les instructions affichées à l’écran.

Après avoir créé votre compte Infomaniak, saisissez le nom de domaine de votre choix pour vérifier sa disponibilité (par exemple, le nom de votre entreprise)

Si le domaine souhaité est indisponible, déjà acquis ou transférable, Infomaniak vous montrera d’autres suggestions, ou vous pourrez vérifier la disponibilité d’un autre nom de domaine.

Voici quelques conseils rapides pour acheter un nom de domaine idéal pour l’adresse mail de votre entreprise :

• Si c’est possible, choisissez toujours un nom de domaine en .com, .net ou .org
• Gardez votre nom de domaine court, facile à retenir et à prononcer
• N’utilisez pas de chiffres ou de traits d’union dans votre nom de domaine
• Utilisez les mots clés et l’emplacement de l’entreprise dans votre nom de domaine pour le rendre unique. Par exemple, si jardinage.com n’est pas disponible, recherchez jardinageparis.com

Après avoir choisi votre nom de domaine, vous devrez choisir votre hébergement :

• Si vous avez besoin de plusieurs comptes mail pro, choisissez l’offre Classic Web + Mail
• Si vous avez seulement besoin d’une seule adresse email, vous économiserez en choisissant l’offre web Only.

Sur cet écran, vous verrez les options supplémentaires que vous pouvez acheter. Nous ne recommandons pas de les choisir en ce moment. Si vous en avez besoin, vous pourrez toujours les ajouter plus tard à partir de votre compte.

Plus loin, Infomaniak vous proposera de choisir entre la Suite Ksuite ou de commander uniquement des adresses mail.

Terminez ensuite votre commande. Il est aussi possible de créer un compte email @ik.me, tout en bénéficiant de 3 Go d’espace sur kDrive.

Étape 2. Création de votre adresse mail professionnelle gratuite

Depuis votre console Infomaniak, cliquez sur Hébergement Mail puis sur Créer un compte mail.

Entrez un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre compte e-mail, ensuite cliquez sur le bouton Valider. Cochez également la case Consulter cette adresse depuis cet espace Infomaniak.

Étape 3. Utilisation de votre adresse mail entreprise

Maintenant que vous avez créé votre adresse mail entreprise gratuitement, la prochaine étape consiste à apprendre à l’utiliser pour envoyer et recevoir des mails.

Pour gérer votre compte email, il vous suffit de vous rendre à l’adresse https://mail.infomaniak.com/. Là, vous verrez votre adresse e-mail et pourrez gérer vos mails, contacts et agendas et même les synchroniser sur tous vos appareils.

Un aperçu de l’interface Webmail d’Infomaniak

La messagerie en ligne d’Infomaniak procure l’une des meilleures expériences utilisateur ! Vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos e-mails, vos contacts, calendriers et bien plus.

Vous bénéficierez d’un ensemble d’applications incluses avec toutes les offres: Kdrive, Kmeet, Swisstransfert, Doc, Grid etc..

Méthode 2: Créer une messagerie entreprise avec Google WorkSpace

Google propose une adresse e-mail professionnelle pour entreprise avec Google WorkSpace (anciennement Gsuite ), qui inclut Gmail, Docs, Drive et Google Agenda.

Cette méthode n’est pas gratuite, mais elle vous permet d’utiliser Gmail entreprise comme mail professionnel. Bien qu’il y ait un petit coût, ceci présente de nombreux avantages :

• Vous utiliserez l’interface et les applications habituelles de Gmail pour envoyer et recevoir des mails.
• Google utilise une technologie de pointe qui garantit que vos mails sont livrés au dentinaire sans être marqués comme indésirables.
• Vous pouvez envoyer jusqu’à 2000 mails par jour.

Voici maintenant comment configurer compte Gmail professionnel à l’aide de Gsuite / WorkSpace.

Étape 1. Créez un compte WorkSpace (Gsuite)

Le plan de base de Google WorkSpace (Gsuite) coûte 4,62 € par utilisateur chaque mois. Il vous donne accès à Gmail Pro, Docs, Drive, Calendar et à la conférence audio/vidéo avec 30 Go de stockage cloud pour chaque utilisateur.

Vous aurez également besoin d’un nom de domaine que vous pouvez acheter lors de l’inscription. Si vous avez déjà un nom de domaine et un site Web, vous pouvez utiliser votre domaine existant avec Gsuite.

Pour commencer, visitez le site Web de WorkSpace et cliquez sur le bouton Démarrer.

Il vous sera demandé d’entrer le nom de votre entreprise, le nombre d’employés et le pays où vous vous trouvez.

Vous pouvez choisir entre un seul compte d’utilisateur, ou choisir le nombre d’employés désirés.

Ensuite, entrez le nom de votre entreprise, le nombre d’employés et le pays où vous vous trouvez.

Cliquez sur le bouton suivant pour continuer.

Ensuite, ajoutez vos coordonnées personnelles, y compris votre nom et votre adresse mail.

L’étape suivante consiste dans le choix d’un nom de domaine. Si vous avez déjà un nom de domaine, cliquez sur « Oui, je dispose d’un domaine » ou cliquez sur « Non, j’ai besoin d’un domaine » pour enregistrer un nom de domaine.

Si vous devez enregistrer un nouveau nom de domaine, vous serez facturé séparément pour l’enregistrement de ce nouveau nom de domaine. Le coût d’un nom de domaine sera affiché sur l’écran et commence généralement à partir de 12 Euros par mois.

Si vous utilisez un nom de domaine existant, vous devrez vérifier que vous êtes le détenteur de ce nom de domaine. Nous allons vous montrer comment le faire plus tard dans cet article.

Après avoir choisi votre nom de domaine, il vous sera demandé de créer votre compte utilisateur en entrant un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Ce nom d’utilisateur sera également votre première adresse Gmail professionnelle. Vous devez donc choisir un nom d’utilisateur que vous souhaitez utiliser comme messagerie entreprise.

Après cela, vous verrez un message de confirmation et un bouton pour continuer l’installation.

Étape 2. Configuration de WorkSpace et email

Dans cette étape, vous allez compléter la configuration de Workspace en configurant les utilisateurs et en les connectant à votre site Web ou votre nom de domaine.

Sur l’écran d’installation, vous serez invité à ajouter plus de personnes à votre compte. Si vous souhaitiez créer plus de comptes pour vos employés ou départements, c’est là que vous allez le faire.

Vous pouvez également cliquer sur « J’ai ajouté toutes les adresses e-mail des utilisateurs » et cliquer sur le bouton suivant. Vous pouvez toujours ajouter plus d’utilisateurs à votre compte et créer plus d’adresses mail plus tard si nécessaire.

Si vous utilisez Workspace avec un nom de domaine existant, il vous sera demandé de vérifier que vous possédez ce nom de domaine. Pour ce faire, vous allez maintenant voir un extrait de code HTML que vous devez ajouter à votre site Web.

Il existe également d’autres moyens de vérifier votre propriété. Vous pouvez télécharger un fichier HTML sur votre site Web à l’aide d’un client FTP ou d’une application de gestion de fichiers dans le tableau de bord de votre compte d’hébergement.

Si vous ne possédez pas de site Web, vous pouvez utiliser la méthode MX Record pour vérifier que votre nom de domaine vous appartient. Pour ce faire, vous verrez des instructions étape par étape une fois que vous choisissez cette méthode.

Dans l’intérêt de cet article, nous supposons que vous avez déjà créer un site WordPress, et nous allons vous montrer comment ajouter l’extrait de code HTML de vérification dans WordPress.

Tout d’abord, allez dans la zone d’administration de votre site Web WordPress pour installer et activer le plugin Insert Headers and Footer.

Lors de l’activation, accédez à la page Paramètres puis Insérer des en-têtes et pied de page, et collez le code HTML que vous avez copié à partir de Workspace dans la section « Scripts dans l’en-tête ».

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder vos paramètres.

Revenez maintenant à votre écran de configuration Workspace et cliquez sur la case à cocher « J’ai ajouté la balise meta sur ma page d’accueil ».

Après cela, il vous sera demandé d’entrer les entrées d’enregistrement MX pour votre nom de domaine. Nous allons vous montrer comment le faire à l’étape suivante.

Étape 3. Ajout d’enregistrements MX de domaine

Les noms de domaine indiquent aux serveurs Internet l’endroit pour rechercher des informations.

Comme votre nom de domaine n’est pas enregistré auprès de Google, vos mails atteindront votre nom de domaine, mais pas les serveurs Google.

Vous devrez configurer les bons enregistrements MX sur les paramètres de votre nom de domaine. Cela indiquera à votre serveur de nom de domaine d’utiliser les serveurs de Google pour envoyer et recevoir des mails.

Pour ce faire, connectez-vous à votre compte d’hébergement Web ou à votre compte de registraire de domaine. 

Nous allons vous montrer comment ajouter des enregistrements MX chez Infomaniak. Les paramètres de base sont les mêmes sur tous les hôtes et les registrars de domaine. Fondamentalement, vous rechercherez les paramètres DNS de votre nom de domaine.

Connectez-vous à votre tableau de bord d’hébergement Infomaniak et cliquez sur « Domaines ». Sur la page suivante, sélectionnez votre nom de domaine, puis cliquez sur le lien Gestion des DNS à côté de l’option « Éditeur de zone DNS ».

Vous aurez accès à votre éditeur de zone DNS. Vous devez revenir à l’écran de configuration de Workspace et cocher la case « J’ai ouvert le panneau de contrôle de mon nom de domaine ».

Google affichera les enregistrements MX que vous devez entrer. Vous verrez également un lien vers la documentation qui montrera comment ajouter ces enregistrements à des dizaines de fournisseurs de services d’hébergement et de domaine.

Voici comment vous ajouterez ces informations à vos paramètres DNS :

Cliquez sur le bouton « Ajouter un enregistrement » pour l’enregistrer. Après cela, répétez le processus pour ajouter les cinq lignes en tant qu’enregistrements MX.

Une fois que vous avez terminé, revenez à la configuration de Google Workspace et cochez la case « J’ai créé les nouveaux enregistrements MX ».

Vous serez invité à supprimer tous les enregistrements MX existants qui pointent toujours vers l’hébergement de votre site Web ou les serveurs du fournisseur de noms de domaine.

Revenez à votre éditeur de zone DNS et faites défiler jusqu’à la section Enregistrements MX. Vous verrez les enregistrements MX que vous avez créés plus tôt avec un ancien enregistrement MX pointant toujours vers votre site Web.

Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de l’ancien enregistrement MX pour le supprimer.

Après cela, revenez à l’écran de configuration Workspace et cochez la case « J’ai supprimé les enregistrements MX existants ».

Vous devrez maintenant enregistrer vos paramètres MX. Pour certains fournisseurs, l’enregistrement se fait automatiquement. Pour d’autres, il faut le faire manuellement.

Une fois que vous avez enregistré les enregistrements MX, cochez la case « J’ai enregistré les enregistrements MX » dans la configuration de Workspace.

Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton « Vérifier le domaine et le mail d’installation » pour quitter l’assistant d’installation.

Étape 4. Gestion de l’adresse mail dans WorkSpace

La gestion de messagerie professionnelle avec Google WorkSpace est un jeu d’enfant. Visitez le site Web de Gmail Entreprise pour consulter vos mails ou utiliser les applications Gmail officielles sur votre téléphone pour envoyer et recevoir des mails.

Vous devrez vous connecter en utilisant votre compte mail professionnel comme nom d’utilisateur.

Pour créer plus d’adresses mail personnalisé, rendez-vous sur la console d’administration Gsuite. De là, vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, effectuer des paiements et ajuster les paramètres de votre compte Workspace.

C’est tout, nous espérons que cet article vous a aidé à créer une adresse mail professionnelle gratuite ou créer une adresse entreprise avec Workspace.

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Jacques Tremblay

Webmaster depuis plus de 15 ans. J'ai pu développer plusieurs expertises dans le domaine de la création et l'hébergement de site Web.
Je me suis intéressé aussi au référencement de site Web "SEO". Il s'agit d'un domaine plein de défis dans lequel tout le monde essais de suivre les recommandations infinis de Google.

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