Comment créer une adresse mail professionnelle gratuitement en 5 minutes (étape par étape) ?

Mis à jours 4 février 2023

Voulez-vous créer une adresse e-mail professionnelle gratuitement ? Un email pro utilise le nom de votre entreprise et semble beaucoup plus professionnelle qu’un compte générique Gmail ou Hotmail.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer facilement une adresse e-mail professionnelle gratuite en seulement cinq minutes avec des instructions étape par étape.

Qu’est-ce qu’une adresse e-mail professionnelle ?

Contrairement à un e-mail générique, une adresse e-mail professionnelle vous permet d’utiliser le nom de votre entreprise comme adresse e-mail, par exemple : bertrand@votrebusiness.com.

La plupart des débutants utilisent leurs comptes de messagerie personnels pour les entreprises. Ces adresses e-mail sont souvent créées à l’aide de fournisseurs de services de messagerie tels que Gmail ou Yahoo. Elles peuvent aussi donner l’impression à vos clients que vous êtes encore un·e amateur·e.

Une adresse e-mail professionnelle est facile à retenir pour les clients. Si vous souhaitez que vos clients et les autres entreprises vous prennent au sérieux, vous devez commencer d’utiliser une adresse e-mail professionnelle.

De quoi avez-vous besoin pour créer une adresse e-mail professionnelle ?

Vous aurez besoin d’avoir un nom de domaine pour créer une adresse e-mail professionnelle gratuite. 

Il existe plusieurs possibilités de créer une adresse e-mail professionnelle. Nous allons vous montrer les deux méthodes courantes pour que vous puissiez choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Méthode 1. Création d’une adresse e-mail professionnelle gratuite avec un site internet

Cette méthode est facile et disponible pour presque tous ceux qui ont un site web. 

Lors de la création du site Web de votre entreprise, vous devrez choisir un nom de domaine et un hébergement Web.

Ce que la plupart des débutant(e)s ne savent pas, c’est que de nombreuses sociétés d’hébergement Web offrent des adresses e-mail gratuites avec un nom de domaine ou un hébergement Web.

Normalement, un nom de domaine coûte environ 10 Euros par an et l’hébergement de site Web autour des 6 Euros par mois. 

Heureusement, Infomaniak, l’un des hébergeurs les plus reconnus pour la qualité de ses services, offre gratuitement une adresse e-mail professionnelle avec chaque nom de domaine et 25 adresses e-mail avec son offre d’hébergement phare Web + Mail.

Nous vous recommandons cet hébergeur, car il propose un espace de stockage illimité pour les mails, un excellent filtre antispam et la synchronisation des contacts et des agendas sur tous vos appareils.

Grâce à leur suite collaborative pour PME connu sous le nom de Ksuite, la création et la gestion de vos mails professionnels sera un jeu d’enfant.

Voici un aperçu des ses caractéristiques: :

• Téléchargez l’app Infomaniak Auth (iOS et Android). Vous pouvez activer la double authentification et bloquer toute tentative d’intrusion.
• Synchronisation mails, contacts, agendas, SMS,
• Centralisation de la gestion de la sécurité du personnel en entreprise.
• Vos e-mails sont traduits en 5 langues avec une Intelligence Artificielle (IA) 100 % fait maison
• Accéder depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone
• Messagerie multiple
• Dossiers personnalisables et imbriqués à l’infini.
• Interface moderne et modulable à l’aide de fonction Glisser/déposer
• Alertes SMS
• Envoyez des SMS depuis votre poste de travail
• Vous recevez une notification en cas de modification d’un rendez-vous dans votre calendrier.
• Vous pouvez enregistrer vos pièces jointes dans kDrive directement depuis mail.infomaniak.com
• Choisissez parmi des centaines de Smileys et enserrez-les en un seul clic dans votre message 😍 😊 🙌🏻

Cela signifie que pour environ 7 Euros par mois, vous pouvez lancer un site avec 25 adresses e-mail professionnelles. Si vous n’avez pas encore besoin d’un site, vous pouvez uniquement commander un nom de domaine . Vous pourrez aussi déjà créer gratuitement une adresse e-mail professionnelle avec un espace de stockage illimité pour moins de 10 Euros par an !

Voici les instructions détaillées étape par étape pour créer votre première adresse e-mail professionnelle gratuite.

Étape 1. Configurez votre adresse professionnelle (nom de domaine)

Vous devez d’abord visiter le site d’Infomaniak et cliquer sur le bouton « Hébergements » localisé dans le menu supérieur.

Par ailleurs, vous pouvez choisir de créer un compte email uniquement ou encore avoir un hébergement Web inclus. 

Je choisirai l’option avec hébergement. Elle me permet d’avoir plus de flexibilité et d’évolutivité en cours de route.

Cela vous amènera à une page avec plus d’informations sur ce plan dans lequel vous devrez cliquer sur le bouton bleu « Commander » en haut à droite.

À partir de ce stade, il vous suffit de suivre les instructions affichées à l’écran.

Après avoir créé votre compte Infomaniak, saisissez le nom de domaine de votre choix pour vérifier sa disponibilité (par exemple, le nom de votre entreprise) :

Si le domaine souhaité est indisponible, déjà acquis ou transférable, Infomaniak vous montrera d’autres suggestions, ou vous pourrez vérifier la disponibilité d’un autre nom de domaine.

Voici quelques conseils rapides pour acheter un nom de domaine idéal pour l’adresse e-mail de votre entreprise :

• Si c’est possible, choisissez toujours un nom de domaine en .com, .net ou .org
• Gardez votre nom de domaine court, facile à retenir et à prononcer
• N’utilisez pas de chiffres ou de traits d’union dans votre nom de domaine
• Utilisez les mots clés et l’emplacement de l’entreprise dans votre nom de domaine pour le rendre unique. Par exemple, si jardinage.com n’est pas disponible, recherchez jardinageparis.com

Choisir un bon nom de domaine est crucial pour votre entreprise, mais ne passez pas trop de temps là-dessus où vous ne franchirez jamais cette étape.

Après avoir choisi votre nom de domaine, vous devrez choisir votre hébergement :

• Si vous avez besoin de plusieurs adresses e-mail, nous vous recommandons de choisir l’offre Classic Web + Mail
• Si vous avez seulement besoin d’une adresse e-mail, vous économiserez en choisissant l’offre Web Only, car Infomaniak offre gratuitement une adresse e-mail avec chaque nom de domaine…

Sur cet écran, vous verrez les options supplémentaires que vous pouvez acheter. Nous ne recommandons pas de les choisir en ce moment. Si vous en avez besoin, vous pourrez toujours les ajouter plus tard à partir de votre compte.

Plus loin, Infomaniak vous proposera des options pour sécuriser votre nom de domaine.

Si les visiteurs de votre site se trouvent à l’international, DNS Fast Anycast est une option recommandée.

Domain Privacy peut également être une option intéressante si vous ne souhaitez pas que les internautes puissent directement savoir qui est le propriétaire de votre site Internet.

Terminez ensuite votre commande.  Il est aussi possible de créer un compte email @ik.me, tout en bénéficiant de 3 Go d’espace sur kDrive.

Étape 2. Création de votre adresse e-mail professionnelle gratuite

Depuis votre console Infomaniak, cliquez sur Hébergement Mail puis sur Créer une adresse email.

Entrez un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre compte e-mail, ensuite cliquez sur le bouton Valider. Cochez également la case Consulter cette adresse depuis cet espace Infomaniak.

Étape 3. Utilisation de votre adresse e-mail professionnelle

Maintenant que vous avez créé votre adresse e-mail professionnelle gratuitement, la prochaine étape consiste à apprendre à l’utiliser pour envoyer et recevoir des mails.

Pour gérer votre adresse e-mail, il vous suffit de vous rendre à l’adresse workspace.infomaniak.com. Là, vous verrez votre adresse e-mail et pourrez gérer vos mails, contacts et agendas et même les synchroniser sur tous vos appareils. Si cela vous intéresse, il vous suffit de suivre l’assistant suivant : https://config.infomaniak.com/

Un aperçu de l’interface Webmail d’Infomaniak

La messagerie en ligne d’Infomaniak garantisse l’une des meilleures expériences utilisateur ! Vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos e-mails, vos contacts, calendriers et bien plus.

Vous bénéficierez d’un ensemble d’applications incluses avec toutes les offres: Kdrive, Kmeet, Swisstransfert, Doc, Grid etc..

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Méthode 2. Création d’une adresse e-mail professionnelle à partir de Google WorkSpace (Gsuite)

Google propose une adresse e-mail professionnelle pour entreprise avec Gsuite (Récemment devenu Google WorkSpace), qui inclut Gmail, Docs, Drive et Google Agenda.

Cette méthode n’est pas gratuite, mais elle vous permet d’utiliser Gmail comme e-mail professionnel avec votre propre nom commercial. Bien qu’il y ait un petit coût, ceci présente de nombreux avantages :

• Vous utiliserez l’interface et les applications habituelles de Gmail pour envoyer et recevoir des mails.
• Google utilise une technologie de pointe qui garantit que vos mails sont livrés tout de suite et que vous ne les recevrez pas dans les dossiers de spam.
• Vous pouvez envoyer jusqu’à 2000 mails par jour.

Cela étant dit, regardons comment configurer une adresse e-mail professionnelle à l’aide de Gsuite / WorkSpace.

Étape 1. Inscrivez-vous pour avoir un compte WorkSpace (Gsuite)

Le plan de base de Google WorkSpace (Gsuite) coûte 4,62 € par utilisateur chaque mois. Il vous donne accès à Gmail, Docs, Drive, Calendar et à la conférence audio/vidéo avec 30 Go de stockage cloud pour chaque utilisateur.

Vous aurez également besoin d’un nom de domaine, que vous pouvez acheter lors de l’inscription. Si vous avez déjà un nom de domaine et un site Web, vous pouvez utiliser votre domaine existant avec Gsuite.

Pour commencer, visitez simplement le site Web de Gsuite et cliquez sur le bouton Démarrer.

Sur l’écran suivant, il vous sera demandé d’entrer le nom de votre entreprise, le nombre d’employés et le pays où vous vous trouvez.

Vous pouvez choisir vous-même pour 1 compte d’utilisateur, ou choisir le nombre d’employés désiré.

Sur l’écran suivant, il vous sera demandé d’entrer le nom de votre entreprise, le nombre d’employés et le pays où vous vous trouvez.

Cliquez sur le bouton suivant pour continuer.

Il vous sera demandé d’entrer vos coordonnées personnelles, y compris le nom et l’adresse e-mail.

Sur l’écran suivant, il vous sera demandé de choisir un nom de domaine. Si vous avez déjà un nom de domaine, cliquez sur « Oui, je dispose d’un domaine » ou cliquez sur « Non, j’ai besoin d’un domaine » pour enregistrer un nom de domaine.

Si vous devez enregistrer un nouveau nom de domaine, vous serez facturé séparément pour l’enregistrement de ce nouveau nom de domaine. Le coût d’un nom de domaine sera affiché sur l’écran et commence généralement à partir de 12 Euros par mois.

Si vous utilisez un nom de domaine existant, vous devrez vérifier que vous possédez ce nom de domaine. Nous allons vous montrer comment le faire plus tard dans cet article. Après avoir choisi votre nom de domaine, il vous sera demandé de créer votre compte utilisateur en entrant un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Ce nom d’utilisateur sera également votre première adresse e-mail professionnelle. Vous devez donc choisir un nom d’utilisateur que vous souhaitez utiliser comme adresse e-mail professionnelle.

Après cela, vous verrez un message de confirmation et un bouton pour continuer l’installation.

Étape 2. Configuration de WorkSpace et E-mail

Dans cette étape, vous allez compléter la configuration de Gsuite en configurant les utilisateurs et en les connectant à votre site Web ou votre nom de domaine.

Sur l’écran d’installation, vous serez invité à ajouter plus de personnes à votre compte. Si vous vouliez créer plus de comptes pour vos employés ou départements, c’est là que vous allez le faire.

Vous pouvez également cliquer sur « J’ai ajouté toutes les adresses e-mail des utilisateurs » et cliquer sur le bouton suivant. Vous pouvez toujours ajouter plus d’utilisateurs à votre compte et créer plus d’adresses e-mail plus tard si nécessaire.

Si vous utilisez Gsuite avec un nom de domaine existant, il vous sera demandé de vérifier que vous possédez ce nom de domaine. Pour ce faire, vous allez maintenant voir un extrait de code HTML que vous devez ajouter à votre site Web.

Il existe également d’autres moyens de vérifier votre propriété. Vous pouvez télécharger un fichier HTML sur votre site Web à l’aide d’un client FTP ou d’une application de gestion de fichiers dans le tableau de bord de votre compte d’hébergement.

Si vous n’avez pas de site Web, vous pouvez utiliser la méthode MX Record pour vérifier que votre nom de domaine vous appartient. Pour ce faire, vous verrez des instructions étape par étape une fois que vous choisissez cette méthode.

Dans l’intérêt de cet article, nous supposons que vous avez déjà créer un site WordPress, et nous allons vous montrer comment ajouter l’extrait de code HTML de vérification dans WordPress.

Tout d’abord, allez dans la zone d’administration de votre site Web WordPress pour installer et activer le plugin Insert Headers and Footer.

Lors de l’activation, accédez à la page Paramètres puis Insérer des en-têtes et pied de page, et collez le code HTML que vous avez copié à partir de Gsuite dans la section « Scripts dans l’en-tête ».

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder vos paramètres.

Revenez maintenant à votre écran de configuration Gsuite et cliquez sur la case à cocher « J’ai ajouté la balise meta sur ma page d’accueil ».

Après cela, il vous sera demandé d’entrer les entrées d’enregistrement MX pour votre nom de domaine. Nous allons vous montrer comment le faire à l’étape suivante.

Étape 3. Ajout d’enregistrements MX de domaine

Les noms de domaine indiquent aux serveurs Internet l’endroit pour rechercher des informations. Comme votre nom de domaine n’est pas enregistré auprès de Google, vos e-mails atteindront votre nom de domaine mais pas les serveurs Google.

Vous devrez configurer les bons enregistrements MX sur les paramètres de votre nom de domaine. Cela indiquera à votre serveur de nom de domaine d’utiliser les serveurs de Google pour envoyer et recevoir des mails.

Pour ce faire, connectez-vous à votre compte d’hébergement Web ou à votre compte de registraire de domaine. 

Nous allons vous montrer comment ajouter des enregistrements MX dans Infomaniak, les paramètres de base sont les mêmes sur tous les hôtes et les registrars de domaine. Fondamentalement, vous allez rechercher les paramètres DNS de votre nom de domaine.

Connectez-vous à votre tableau de bord d’hébergement Infomaniak et cliquez sur « Domaines ». Sur la page suivante, sélectionnez votre nom de domaine, puis cliquez sur le lien Gestion des DNS à côté de l’option « Éditeur de zone DNS ».

Infomaniak va maintenant ouvrir votre éditeur de zone DNS. Vous devez revenir à l’écran de configuration de Gsuite et cocher la case « J’ai ouvert le panneau de contrôle de mon nom de domaine ».

Il va maintenant vous montrer les enregistrements MX que vous devez entrer. Vous verrez également un lien vers la documentation qui montrera comment ajouter ces enregistrements à des dizaines de fournisseurs de services d’hébergement et de domaine.

Voici comment vous allez ajouter ces informations à vos paramètres DNS :

Cliquez sur le bouton “Ajouter un enregistrement” pour l’enregistrer. Après cela, répétez le processus pour ajouter les cinq lignes en tant qu’enregistrements MX.

Une fois que vous avez terminé, revenez à la configuration de Gsuite et cochez la case « J’ai créé les nouveaux enregistrements MX » .

Vous serez invité à supprimer tous les enregistrements MX existants qui pointent toujours vers l’hébergement de votre site Web ou les serveurs du fournisseur de noms de domaine.

Revenez à votre éditeur de zone DNS et faites défiler jusqu’à la section Enregistrements MX. Vous verrez les enregistrements MX que vous avez créés plus tôt avec un ancien enregistrement MX pointant toujours vers votre site Web.

Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de l’ancien enregistrement MX pour le supprimer.

Après cela, revenez à l’écran de configuration Gsuite et cochez la case « J’ai supprimé les enregistrements MX existants »

Vous devrez maintenant enregistrer vos enregistrements MX. Pour certains fournisseurs, une fois que vous avez ajouté des enregistrements MX, ils sont déjà enregistrés. Pour certains, vous devrez peut-être enregistrer manuellement les enregistrements MX.

Une fois que vous avez enregistré les enregistrements MX, cochez la case « J’ai enregistré les enregistrements MX » dans la configuration de Gsuite.

Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton « Vérifier le domaine et le mail d’installation » pour quitter l’assistant d’installation.

Étape 4. Gestion de l’adresse email dans WorkSpace

Google WorkSpace rend super facile la gestion de votre adresse e-mail. Vous pouvez simplement visiter le site Web de Gmail pour consulter vos mails ou utiliser les applications Gmail officielles sur votre téléphone pour envoyer et recevoir des mails.

Vous devrez vous connecter en utilisant votre adresse e-mail professionnelle comme nom d’utilisateur.

Pour créer plus d’adresses e-mail professionnelles, rendez-vous simplement sur la console d’administration Gsuite. De là, vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, effectuer des paiements et ajuster les paramètres de votre compte Gsuite.

C’est tout, nous espérons que cet article vous a aidé à créer une adresse e-mail professionnelle gratuite ou créer une adresse professionnelle avec Gsuite.