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Comme la plupart des gens, vous passez probablement une bonne partie de votre temps chaque jour sur Internet pour gérer les mails. Vous êtes-vous déjà demandé s’il existe une méthode plus simple que celle que vous utilisez actuellement ?
Heureusement, elle existe, et cela implique l’utilisation d’un outil pour une gestion efficace des mails. Certains outils sont gratuits, mais d’autres nécessitent un paiement pour des options premium. Nous allons voir quelques-uns d’entre eux ci-dessous et découvrir lesquels valent la peine d’être utilisés.
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Remarque : tous ces outils fonctionnent dans votre navigateur, et certains ont aussi des applications mobiles.
1. Yanado
Yanado est un autre outil qui combine votre boîte de réception Gmail avec une option de création de liste. Gardez une trace des tâches en cours, des choses que vous avez faites, et des responsabilités en attente.
L’état personnalisé doit convenir à tout flux de travail de messagerie. Il y a aussi un moyen de faire une liste de vos idées, afin qu’elles ne tombent jamais entre les mailles du filet.
Un bouton intégré dans l’interface Gmail vous permet d’utiliser Yanado pour transformer les mails en tâches. Cliquez dessus et choisissez un choix dans le menu déroulant pour ajouter une tâche à une liste.
Décidez si vous préférez les listes traditionnelles ou les listes faites à partir de cartes de style Kanban. Il est également possible de créer des sous-listes et de marquer vos listes pour une identification plus rapide plus tard.
Yanado ressemble et se comporte comme une fonctionnalité intégrée, aussi. Vous recevrez des notifications Yanado directement dans Gmail. L’utiliser n’est pas visuellement décevant, et il n’y a pas de courbe d’apprentissage pour le saisir.
Lorsque vous vous inscrivez gratuitement à Yanado, le service vous permet de créer des tâches et des listes illimitées. La version gratuite a également une fonction Rappels. Yanado ajoute des rappels à Google Agenda en tant qu’événements, de sorte que vous travaillez avec un système déjà familier.
2. Sortd
Sortd transforme vos messages Gmail en listes organisées. Il le fait avec une “couche intelligente” qui réside dans Gmail, que vous pouvez activer ou désactiver comme vous le souhaitez.
Faites une liste des tâches à faire et une autre pour les mails associés à certains sujets. Utilisez simplement la fonction simple de glisser-déposer. Quel que soit le format de liste que vous aimez, Sortd peut vous aider à y parvenir.
La version gratuite vous donne quatre listes, Plus offre la possibilité d’avoir jusqu’à 25 tâches incomplètes sur chacun. Il fournit également un nombre limité de courriels d’échéance et de rappel.
Vous pouvez également mettre en attente certains de vos messages pour réduire le stress lié au mail. Ensuite, s’ils arrivent au mauvais moment, vous pouvez y revenir plus tard.
L’option sans-coût pour Sortd promet que ce sera gratuit pour toujours, alors ne vous inquiétez pas de vous inscrire maintenant, mais vous allez recevoir un mail sur les frais plus tard.
Télécharger : Sortd pour iOS | Android (gratuit, premium à partir de 2 $/mois par utilisateur)
3. Boomerang for Gmail
Pour les rappels ou même les souhaits d’anniversaire, vous pouvez envoyer un e-mail programmé. Boomerang s’intègre à Gmail pour vous permettre de le faire, et bien plus encore.
Il prend en charge les rappels de suivi qui vous incitent à atteindre les personnes qui n’ont pas répondu à votre mail. Boomerang offre également des confirmations de lecture, supprimant l’agonie de se demander si votre destinataire a ignoré votre mail.
Avez-vous du mal à trouver quoi dire dans une situation particulière ? Respondable pourrait vous aider. C’est une fonctionnalité d’apprentissage assisté par ordinateur qui utilise des données provenant de millions de messages. Permettez-lui de vous offrir des conseils sur le ton, le choix des mots et plus encore au fur et à mesure que vous tapez.
Il y a aussi une fonctionnalité Inbox Pause ultra pratique. Avec cet outil, vous pouvez empêcher les nouveaux mails d’arriver jusqu’à ce que vous soyez prêt à les recevoir. Ensuite, vous pouvez ranger facilement votre boîte de réception avant de les accéder.
Télécharger : Boomerang for Gmail sur iOS | Android (gratuit, premium à partir de 5 $/mois)
4. ActiveInbox
ActiveInbox est un autre service qui mélange des listes de tâches avec des mails. Ce service premium offre des rappels de tâches existantes lorsque vous écrivez un mail.
Ensuite, vous pouvez les voir en un coup d’œil et vous assurer que le message contient tous les détails pertinents. ActiveInbox a également une option “envoyer plus tard”, ainsi que des notifications de suivi.
La société offrait initialement une version gratuite de son service, mais l’a abandonnée. Une preuve expliquée par un représentant a montré que les gens ne continuaient généralement pas à utiliser le produit gratuitement.
Il y a aussi une liste « Aujourd’hui » dans votre boîte de réception, qui vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus urgentes. Vous pouvez trier les responsabilités en segments gérables et les regrouper par personne ou par projet.
Tirez parti des sous-listes pour rendre les gros devoirs moins décourageants. Aussi, écrivez des notes à leur sujet pour se souvenir des détails cruciaux. Vous pouvez même mettre des mails dans des dossiers basés sur des projets et en garder la trace.
Télécharger : ActiveInbox pour iOS | Android (Premium à partir de 4 $/mois par utilisateur)
5. Right Inbox
Tout comme la plupart des autres outils de cette liste, Right Inbox propose des mails programmés, des rappels et des notes. Cependant, le service se distingue par une fonctionnalité mail récurrent. Vous pouvez choisir une fréquence et une heure de la journée pour les messages.
C’est utile lorsque vous devez rappeler aux gens de soumettre des factures ou des tableaux Excel avant la période de paie. En outre, si vous encadrez des collègues, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des enregistrements périodiques.
Éliminer les étapes inutiles est un moyen fantastique pour devenir plus productif lors de la gestion des mails. La fonctionnalité mail récurrent vous permet de voir efficacement combien de temps vous pouvez économiser avec les modèles de message.
Il existe une version gratuite de Right Inbox, qui permet d’envoyer et de programmer des mails comme un pro et d’obtenir des rappels. Cependant, il n’offre pas de messages récurrents.
De plus, l’option gratuite ne vaut pas la peine d’être mentionnée pour une autre raison : elle vous permet seulement d’envoyer 10 mails par mois. C’est une limitation sévère.
Toutefois, les plans premium vous permettent d’utiliser Right Inbox autant que nécessaire au cours d’un mois donné. Vous pouvez également décider de payer mensuellement ou opter pour un cycle de facturation annuel.
Télécharger : Right Inbox (Premium à partir de 6 $/mois)
6. SaneBox
Les outils d’organisation de mails énumérés ici vous donnent le pouvoir de faire plus avec les mails. SaneBox l’est aussi, mais il va un peu plus loin. Il a des algorithmes intelligents qui filtrent le mail inutile et le placent dans un dossier dédié à cet effet. Ensuite, vous pouvez le voir plus tard si vous le désirez.
En outre, entraînez les algorithmes avec des fonctionnalités de glisser-déposer qui déplacent les messages vers des emplacements appropriés. Mettez-les dans votre boîte de réception prioritaire ou celle non urgente.
Il existe un autre dossier disponible pour les bulletins d’information et le contenu de la liste de diffusion (mailing list). Sinon, vous pouvez aussi construire des dossiers de formation personnalisés. Utilisez-les pour apprendre aux algorithmes de prendre d’autres mesures. Vous pouvez déplacer des mails vers le cloud ou les transférer automatiquement vers une autre adresse.
SaneBox peut également remplacer le filtre anti-spam de votre mail si nécessaire. Il surveille en permanence votre collection de messages pour trouver les indésirables. S’il y a quelque chose qui semble important à la place, SaneBox le place dans un autre dossier pour que vous puissiez l’examiner.
Qu’en est-il des messages de personnes que vous ne voulez plus jamais recevoir ? Ils vont dans le dossier nommé SaneBlackHole. Vous pouvez aussi gardez les onglets dans le dossier SaneNoReplies. Comme vous pouvez le deviner, il contient des messages que vous avez envoyés et pour lesquels les destinataires n’ont pas encore répondu.
Sanebox a trois propositions de prix premium. Le moins cher fonctionne avec une adresse mail. Il permet d’avoir 10 SaneReminders par mois, ceci vous donne une notification quand les gens ne répondent pas. Cette version permet également 10 SaneAttachments mensuels, qui envoient automatiquement les fichiers inclus avec les mails à votre service cloud préféré.
En outre, la plupart des services spécifiques aux dossiers ci-dessus sont des fonctionnalités facultatives. Vous obtenez l’un d’entre eux avec la version la moins chère de SaneBox. Les autres plans de tarification offrent plus de fonctionnalités optionnelles et moins de restrictions basées sur le montant.
Télécharger : SaneBox (premium à partir de 7 $/mois)
Une application de mail payante en vaut-elle la peine ?
Lorsque vous décidez d’obtenir un plan gratuit ou un service premium, tenez compte de ces trois facteurs :
Pensez à l’utilisation prévue. Si votre boîte de réception Gmail est utilisée comme une liste de tâches semble attrayante, un plan complémentaire est probablement suffisant. Et c’est la même chose si vous voulez simplement vous concentrer sur les mails programmés et recevoir des notifications ciblées.
Pensez au volume de mails que vous envoyez. Peut-être que vous avez besoin d’envoyer un grand nombre de mails à plusieurs reprises par mois. Dans ce cas, la fonction récurrente de Right Inbox est probablement utile. Cela fait partie d’un plan qui coûte autant qu’un café spéciale de grande taille.
Pensez au rôle des algorithmes intelligents dans votre productivité. SaneBox offre une pléthore d’options existantes et de fonctionnalités personnalisables pour un prix raisonnable. Vous pourriez d’abord vous inscrire à un plan mensuel pour tester. Tous les plans de SaneBox sont disponibles sans obligation, vous pouvez donc annuler à tout moment.
Gardez à l’esprit, aussi, que les plans gratuits mentionnés ici ont également des options premium. Si vous commencez à utiliser un service gratuit qui semble en manque de fonctionnalités, la mise à niveau est facile.
Ces outils transforment votre boîte de réception en un récepteur temporel avec un gain de temps considérable en réduisant le stress lié aux listes de tâches et à la surcharge de la boîte de réception. Après en avoir utilisé un, vous pourriez vous demander pourquoi vous étiez resté avec le mail standard pendant si longtemps.
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