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Comment annuler un mail déjà envoyé ?

Combien de fois avez-vous souhaité pouvoir annuler un mail après l’avoir envoyé à une mauvaise personne, simplement que vous avez immédiatement regretté ? Peut-être que vous avez facturé le mauvais client, ou oublié de joindre un fichier avant d’appuyer sur « Envoyer ». Ou peut-être avez-vous envoyé à votre patron un message que vous aviez l’intention d’envoyer à votre meilleur ami ?

Bien que ces exemples puissent certainement être embarrassants, d’autres erreurs peuvent vous causer des ennuis légaux. Par exemple, les fournisseurs de soins de santé et d’autres entités couvertes peuvent violer HIPAA en envoyant un courriel contenant des informations de santé protégées (PHI) à la mauvaise personne. Les entités pourraient envisager des amendes allant jusqu’à 50 000 $ pour une seule erreur de mail.

Heureusement, il existe plusieurs façons d’annuler des mails. Gmail et Outlook offrent tous les deux des fonctions d’annulation natives, même si elles ont quelques limites. Si vous n’utilisez pas Gmail ou Outlook – ou si vous voulez un peu plus de contrôle sur quand et à qui vous pouvez annuler un mail – vous pouvez également utiliser Virtru pour envoyer puis révoquer des messages sécurisés à tout moment.

Allons voir plus de détails sur les possibilités d’annuler un mail déjà envoyé.

1. Annuler un e-mail à l’aide de la fonction Annuler l’envoi de Gmail

Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous connaissez peut-être la fonctionnalité d’annulation d’envoi de Google Labs. Pendant des années, cette fonctionnalité expérimentale était disponible pour les utilisateurs avisés qui voulaient annuler des mails qu’ils avaient envoyés en utilisant ce client populaire. (Si vous utilisez Google Apps for Work (désormais appelé G Suite), vous devez toujours accéder à la fonction Annuler l’envoi via Google Labs.)

En date du 23 juin, la fonctionnalité Annuler l’envoi est passée de Google Labs à Gmail et constitue l’un des nombreux paramètres que vous pouvez configurer directement dans votre boîte de réception. Alors que la fonctionnalité Annuler l’envoi est limitée, elle peut rapidement sauver les utilisateurs d’un embarras potentiel – à condition qu’ils puissent réagir à temps.

Pour configurer la fonction Annuler l’envoi (et assurez-vous qu’elle est activée) :

  1. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans l’angle supérieur droit de votre écran Gmail.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Sélectionnez l’onglet « Général » et naviguez jusqu’à « Annuler l’envoi ».
  4. Cochez la case d’option « Activer Annuler l’envoi ».
  5. À l’aide du menu déroulant, étendez la période d’annulation de 5 à 30 secondes.
  6. Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Notez que cela active uniquement la fonction – c’est une mesure préventive. Si la case à cocher à côté de « Activer Annuler l’envoi » n’est pas sélectionnée au moment où vous avez besoin d’annuler un email, vous n’avez pas de chance.

Une fois que vous avez configuré Annuler l’envoi, il est facile d’annuler des mails, à condition que vous soyez rapide. Dans les 30 secondes suivant l’envoi de votre mail (ou moins, si vous n’avez pas configuré Annuler l’envoi pour 30 secondes), vous verrez une info-bulle jaune en haut de votre boîte de réception indiquant « Votre message a été envoyé. Annuler. Afficher le message ». Cliquez sur « Annuler » pour annuler le mail et vous serez redirigé vers le brouillon de ce mail, dans lequel vous pourrez apporter des modifications ou supprimer entièrement le message.

Bien que la possibilité d’annuler le mail dans les 30 secondes soit une fonctionnalité intéressante, une demi-minute suffit à peine pour reconnaître une erreur, surmonter votre sentiment de panique et arrêter le message – particulièrement si vous avez déjà fermé Gmail ou que vous avez une connexion lente. Dans ce cas, vous n’annulez vraiment pas le mail, mais vous retardez simplement le processus d’envoi.

2. Annuler un mail à l’aide d’Outlook

Microsoft Outlook permet de remplacer ou d’annuler les emails qui n’ont pas encore été lus par le destinataire. Après avoir envoyé votre mail par erreur, allez dans votre dossier « Éléments envoyés » et cliquez sur l’onglet « Fichier ». Dans le menu « Info », cliquez sur le bouton « Renvoyer ou Annuler » et sélectionnez « Annuler ce message ». C’est facile !

Mais, il y a une chose que vous devriez savoir sur l’annulation des mails dans Outlook. Si les destinataires sont également sur Microsoft Exchange, la rétraction des messages est facile. Vous pouvez même utiliser la fonction « Remplacer » pour modifier et renvoyer le mail avec les bons contenus.

Mais si vos destinataires ne sont pas connectés, ou s’ils n’utilisent pas Microsoft Exchange, vous ne pouvez pas utiliser la fonction d’annulation de mail. Si vos destinataires utilisent un autre service, comme Gmail ou Apple Mail, la fonction d’annulation est fondamentalement inutile.

Il y a aussi d’autres problèmes. Selon Microsoft Outlook, les utilisateurs ayant activé le volet de visualisation peuvent toujours être en mesure de lire le message en question. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas apporter de modifications et renvoyer le mail – vous pouvez le faire – mais, vous devriez peut-être avertir le destinataire de la raison pour laquelle il reçoit deux messages.

3. Annuler facilement un mail à l’aide de Virtru

Si vous utilisez Virtru Pro, vous pouvez contrôler entièrement tous les aspects de tout courrier électronique sécurisé envoyé via le système, à la fois avant et après l’envoi. Cela va du cryptage des messages à l’annulation d’un mail sécurisé de Virtru que vous avez déjà envoyé. Virtru fonctionne également avec G Suite pour entreprise.

Pour annuler un mail à l’aide de Virtru, vous devez d’abord télécharger Virtru Pro sur l’appareil que vous utilisez. Après avoir envoyé un mail sécurisé avec Virtru, si vous décidez de l’annuler, recherchez le mail dans votre dossier envoyé, ouvrez-le et cliquez sur l’icône Main rouge. C’est tout. Vous pouvez voir ci-dessous :

Voici quelques captures d’écran pour une visite rapide :

Une fois annulé, voici ce que vous verrez de votre côté :

Maintenant, personne ne peut lire le mail annulé sauf vous, et peu importe depuis combien de temps vous l’avez envoyé. Une fois annulé, voici ce que votre destinataire verrait de son côté :

Contrairement à Gmail, cette fonctionnalité concerne plutôt l’annulation, et non le délai d’envoi. Il n’y a pas de limite de temps pour annuler les mails sécurisés de Virtru, vous pouvez donc les annuler à tout moment. De plus, Virtru vous permet de récupérer des mails sécurisés de n’importe qui, même des destinataires qui utilisent un autre client de messagerie que vous.

De plus, vous pouvez également protéger vos mails sécurisés Virtru en désactivant le transfert de mail et en définissant des dates d’expiration pour votre mail.

De cette façon, vous contrôlez complètement qui obtient quels messages, et pour combien de temps. Si votre besoin d’annuler un mail est lié à la conformité – par exemple, envoyer un PHI ou des informations personnelles identifiables (PII) au bon destinataire, et seulement le bon destinataire – avoir le contrôle du transfert de courrier peut être une défense supplémentaire contre la non-conformité ( et ses frais coûteux).

Voyager dans le temps est toujours nécessaire pour annuler le mail que vous avez envoyé il y a longtemps

Vous avez donc appris à annuler un mail envoyé, mais vous n’êtes pas encore sorti du jeu. Si vous n’utilisez pas Virtru, par exemple, et que vous avez envoyé un mail embarrassant (ou pire, non conforme) avant d’installer ce plug-in, vous ne pouvez pas le récupérer. Alors que la fonction d’annulation d’un mail de Virtru vous donne beaucoup plus de temps pour changer d’avis par rapport aux options natives de Gmail et Outlook, vous ne pouvez annuler vos mails que si vous les avez envoyés en toute sécurité à l’aide de Virtru. Cela signifie que Virtru doit être installé sur votre navigateur et activé dans votre boîte de réception client (il s’agit d’une simple application, vous pouvez donc la désactiver manuellement pour désactiver la fonction d’annulation de mail).

Alors, si votre patron et votre meilleur ami ont le même nom, c’est peut-être maintenant le bon moment pour télécharger Virtru et prévenir les mésaventures hilarantes et embarrassantes dans le futur. Si vous êtes le genre de personne qui envoie de longs mails irréfléchis quand vous êtes en colère, l’annulation des mails peut empêcher votre diatribe thérapeutique de se transformer en une relation endommagée, que ce soit personnelle ou professionnelle.

Si le destinataire a déjà lu le mail, le dommage est fait. Avec Virtru Pro, vous pouvez toujours annuler ce mail – en plus, vous pouvez définir une date d’expiration sur n’importe lequel de vos mails, de sorte qu’ils s’autosuppriment après un certain temps – mais si votre mail a été envoyé à la mauvaise personne, et vous savez qu’elle vérifie religieusement sa boîte de réception, les dommages peuvent être déjà faits.

Quoiqu’il en soit, vous pouvez toujours annuler votre mail avec Virtru Pro et minimiser les dommages, tout en empêchant les relectures et en bien analysant votre destinataire. Peut-être qu’ils ont simplement parcouru le mail et manqué la partie la plus désagréable de votre mail telle que votre révélation sur l’endroit où a été caché le porte-documents secret, ou vos vrais sentiments à propos de Mike de la comptabilité. Avec Virtru Pro, vous pouvez toujours couper le cordon et épargner au moins un peu de votre dignité. Soyez intelligent avec votre boîte de réception.

Soyez intelligent avec votre boîte de réception

Bien sûr, « mieux vaut prévenir que guérir ». Pratiquez toujours de bonnes habitudes en relisant  votre mail, en vérifiant vos pièces jointes et en vous assurant que vous envoyez des mails aux bonnes personnes. Mais, il n’y a rien de mal à avoir un système de sauvegarde en place lorsque les choses tournent mal. Envoyer les bonnes données au bas de votre signature à la mauvaise personne peut violer les normes de conformité ou de confidentialité, et la clause de non-responsabilité. Cela ne vous sauvera pas – en fait, les clauses de non-responsabilité sont pratiquement inutiles.

Meilleure confidentialité et contrôle des mails avec Virtru

Si vous voulez améliorer le service de votre messagerie électronique, ne vous contentez pas d’apprendre à annuler des mails. En plus de vous permettre d’annuler vos mails à tout moment, Virtru offre un cryptage des mails côté client, pour protéger votre mail des regards indiscrets et des pirates informatiques. Vos mails et pièces jointes seront complètement illisibles pour tout le monde sauf le destinataire. Le cryptage des mails est un moyen de plus pour protéger votre boîte de réception. Après tout, voulez-vous que votre mot de passe soit votre seule défense contre les intrus de boîte de réception ?

Bien qu’il existe d’autres options d’annuler des mails, aucune d’entre elles n’offre la sécurité et la confidentialité de Virtru. Et c’est avant d’envisager la commodité – Virtru fonctionne de manière transparente avec le fournisseur de messagerie que vous utilisez déjà, afin que vous puissiez profiter de sa riche suite de fonctionnalités sans rompre votre expérience. De plus, avec l’intégration d’Android et iOS, vous pouvez profiter du cryptage des mails et des fonctions d’annulation comme vous voulez.

Prêt à prendre le contrôle de votre boîte de réception ? Maintenant, téléchargez Virtru.

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