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Cela vous est-il déjà arrivé ?
Vous envoyez un mail important, vous attendez à ce qu’on vous réponde rapidement. Mais… le temps passe, et vous n’avez rien reçu. Après un certain temps, vous commencez à vous demander si votre destinataire a déjà lu le mail. Il n’y a aucun moyen de savoir si un mail a été lu, ou y en a-t-il ?
Heureusement, il existe bien deux façons de savoir si un mail a été vu et lu :
- Demander un accusé de réception
- Utiliser un outil de suivi des mails
Dans cet article, nous allons discuter des deux méthodes de suivi des mails. Nous énumérerons les avantages et les inconvénients de l’utilisation de messages de confirmation de réception ou d’un outil de suivi des mails.
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Vous découvrirez également comment vérifier si quelqu’un a lu votre mail grâce aux services de messagerie électronique courants. Enfin, nous vous donnerons un bref aperçu de sept outils de suivi de mails les plus populaires.
Maintenant, passons au tuto du jour et apprenons de multiples façons pour vous aider à savoir si le destinataire a vu et lu vos mails importants. Tout d’abord, nous allons voir comment utiliser les accusés de réception de courrier électronique :
Les avantages et inconvénients de l’accusé de réception et du suivi des mails
Découvrir si le destinataire a ouvert et lu votre mail peut sembler être une chose que vous souhaiteriez faire tout le temps. Après tout, n’êtes-vous pas curieux ? Les outils de suivi des mails sont également populaires auprès des professionnels de la vente.
Mais, que vous utilisiez le service d’accusé de réception de votre système de messagerie ou un outil complémentaire, il y a toujours des inconvénients. Tout d’abord, regardons quelques-uns d’entre eux sur l’utilisation de l’accusé de réception de courrier électronique natif :
- Dans la plupart des plates-formes de messagerie, un destinataire peut refuser d’envoyer un accusé de réception. Il n’y a donc aucune garantie que vous recevrez un accusé, même si vous l’avez demandé.
- Tous les clients de messagerie ne prennent pas en charge la fonctionnalité de l’accusé de réception. Si vous utilisez un service de messagerie qui n’offre pas cette fonctionnalité, vous devrez utiliser une application à la place.
Les inconvénients suivants s’appliquent à l’utilisation d’une fonctionnalité d’accusé de réception de mail natif ou d’un outil de suivi des e-mails :
- Si le message d’accusé de réception est envoyé au dossier SPAM, votre destinataire n’aura jamais la possibilité de vous informer qu’il l’a reçu.
- En outre, certains destinataires peuvent être offensés par une demande d’accusé de réception de mail. Ils peuvent considérer le suivi de mails comme une invasion de leur vie privée.
Les demandes d’accusé de réception et le suivi de mail ne fonctionnent pas pour toutes les situations. Cependant, dans certaines circonstances, une demande d’accusé de réception de mail peut être appropriée. Il est particulièrement bien adapté aux messages urgents ou lorsque vous devez savoir si votre message a été reçu. Par exemple :
- Vous venez d’envoyer une proposition urgente à une personne par mail. Par ailleurs, vous voudrez probablement vous assurer que le message a été reçu avant l’expiration de l’offre.
- Vous êtes un gestionnaire d’embauche essayant de remplir une position ouverte. Alors, vous venez d’offrir la fente à votre meilleur candidat et vous désirez vous assurer qu’ils ont bien reçu votre offre.
- Vous devez planifier une réunion d’urgence de dernière minute. Ainsi, vous devez savoir qui a regardé l’invitation à la réunion et qui vous devez appeler afin de pouvoir leur parler de la réunion.
Pour des cas comme ceux-ci, les messages de confirmation de réception et le suivi des mails peuvent être un outil précieux pour votre entreprise.
Vous pouvez probablement penser à vos propres exemples lorsque vous aurez besoin de savoir si une personne a regardé un mail que vous avez envoyé ou non.
Rappelez-vous juste les inconvénients. Si vous décidez d’envoyer une demande d’accusé de réception ou d’utiliser un outil de suivi des mails, assurez-vous que la situation soit adéquate.
Demander un accusé de réception via votre adresse e-mail (dans Outlook et Gmail)
La première façon de savoir si le destinataire a regardé votre e-mail est de demander un accusé de réception via votre service de messagerie.
Dans cette section, nous allons voir comment fonctionne le service d’accusé de réception dans Microsoft Outlook, puis nous allons découvrir comment cela fonctionne avec Google WorkSpace Gmail. Tout d’abord, regardons Outlook :
Comment savoir si quelqu’un a lu votre mail dans Outlook ?
Outlook propose deux options différentes pour réclamer un accusé de réception :
- Accusé de réception à la livraison
- Accusé de réception à la lecture
Avec la première option, vous recevez une notification lorsqu’un mail a été livré au destinataire.
Bien sûr, juste parce que le message est livré ne signifie pas qu’il a été lu. Le message peut ne pas être ouvert dans la boîte de réception électronique du destinataire et ça, vous ne le sauriez pas.
Ce qui nous amène à la prochaine option d’accusé de réception dans Outlook.
Avec la seconde option, votre destinataire est invité à envoyer une notification lorsqu’il regarde votre mail.
Si vous décidez d’utiliser le service d’accusé de réception dans Outlook, Suivez ces étapes:
- Cliquez sur Options dans le menu principal lorsque vous rédigez votre message.
- Un sous-menu avec différentes options apparaît :
- Pour demander un accusé de réception lorsque votre message est envoyé, cochez la case à gauche de Demander un accusé de réception.
- Pour demander un accusé de réception quand votre message est ouvert, cochez la case située à gauche de l’option Demander une confirmation de lecture.
- Vous pouvez sélectionner les deux options si vous le souhaitez.
Maintenant, envoyez votre message comme d’habitude. Si vous avez sélectionné Demander une confirmation de lecture, le destinataire sera invité à envoyer une notification lorsqu’il ouvrira votre message. S’ils répondent Oui à l’invite, vous recevrez une confirmation de lecture – un bref message pour vous informer que votre message d’origine a été lu.
Vous pouvez également utiliser les Options de Suivi pour automatiser la manière dont Outlook gère les accusés de réception des messages sortants et entrants.
Allons voir maintenant comment GSuite gère les accusés de réception :
Comment savoir si le destinataire a lu votre mail depuis Gmail ?
La version gratuite de Gmail n’inclut pas la fonction de récépissé. Si vous avez déjà créé adresse mail professionnelle, cette fonctionnalité est cependant disponible via GSuite. Pour l’utiliser dans GSuite Gmail, vous devez d’abord l’activer.
Pour activer la fonction d’accusé de réception:
- Accédez à la console d’administration GSuite.
- Cliquez sur Applications, puis GSuite, Paramètres pour Gmail, enfin Paramètres avancés.
- L’écran Paramètres avancés s’affiche.
- Utilisez la barre de défilement située à droite de l’écran pour accéder à l’option Confirmation de lecture du mail :
- Cliquez sur le bouton à bascule situé à gauche de Autoriser les confirmations de lecture des mails à envoyer à toutes les adresses de mon organisation, ainsi qu’aux adresses électroniques suivantes.
Lorsque cette option est activée, les utilisateurs de votre organisation peuvent demander et renvoyer des accusés de réception et/ou confirmations de lecture des mails.
Remarque : Si vous n’êtes pas l’administrateur de votre GSuite, vous ne pourrez pas activer cette fonctionnalité. Demandez à votre administrateur GSuite de l’activer pour vous.
- Une fois le service de confirmation de lecture activé, il vous suffit de taper votre mail comme d’habitude. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur à droite pour afficher un menu contextuel :
- Cliquez sur l’option Demander une confirmation de lecture dans le menu contextuel.
- Quand c’est prêt, cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer votre mail comme d’habitude. Votre destinataire sera invité à envoyer une notification lorsqu’il ouvrira le message.
Demander un accusé de réception via un add-on ou une extension de suivi des mails
Comme vous venez de l’apprendre, utiliser une fonctionnalité d’accusé de réception de mail natif peut ne pas être la méthode la plus fiable pour savoir si votre message a été reçu. Cependant, si vous avez occasionnellement et seulement besoin de savoir si votre mail a été lu, c’est probablement suffisant.
Mais, vous avez peut-être besoin d’un moyen plus fiable pour savoir si les destinataires de vos mails lisent les messages que vous leur envoyez. Ou, vous êtes probablement inquiet de la façon dont votre demande d’accusé de réception sera perçue.
Il y a un moyen de contourner ces soucis. Il existe un certain nombre d’extensions qui fournissent une fonctionnalité de suivi des mails qui sont fiables. Souvent, la fonction de suivi fonctionne sans que le destinataire réalise que vos messages sont suivis.
Dans cette section, nous examinerons sept outils de suivi des mails populaires :
Remarque : Certains outils avaient une version gratuite disponible. Sachez que certaines versions gratuites (mais pas toutes) ont automatiquement ajouté une phrase « envoyé avec [nom de l’entreprise] » aux mails envoyés à partir de cet outil. Notez également que certains de ces outils incluent plus que le suivi des mails, mais étant donné que l’objectif de cet article est le suivi des mails, c’est également l’objet de ces aperçus.
Outil 1. Hunter
Hunter est une extension pour Chrome, Firefox et Opera qui fonctionne avec les boîtes de réception Google et Gmail pour suivre les messages envoyés.
Vous pouvez voir en un coup d’œil si un mail a été reçu et s’il a été lu. Les mails lus ont une double vérification dans votre dossier Mail envoyé. Cliquez sur les coches pour savoir quand et comment votre message a été lu.
Outil 2. HubSpot Sales
HubSpot Sales comprend un outil de suivi des mails. L’aspect de suivi des mails de l’outil vous permet instantanément de savoir quand un mail est lu, lorsque le destinataire du mail clique sur un lien ou quand il ouvre une pièce jointe. Vous pouvez également voir si le mail a été revisité (relu).
Choisissez comment vous recevez les notifications de lecture des mails. Affichez-les depuis HubSpot Sales, votre navigateur, votre bureau ou votre logiciel CRM. HubSpot Sales fonctionne avec Gmail, GSuite, Outlook ou Office 365 pour Windows.
Outil 3. Streak
Streak fonctionne comme un CRM à partir de Gmail. Ses capacités de suivi des mails font partie de ses outils de gestion des mails puissants. Cet outil vous fournit un graphique de vos messages vus.
L’interface inclut une liste à chaque fois que le mail a été lu et permet de savoir quel type de périphérique le destinataire a utilisé pour lire le message. Vous pouvez également utiliser Streak pour en savoir plus sur le voisinage du destinataire de mail.
Outil 4. ContactMonkey
Non seulement vous pouvez savoir qui ont lu vos mails, mais vous pouvez également savoir qui clique sur les liens dans les messages.
Utilisez ContactMonkey avec votre système de messagerie Outlook ou Gmail. Cet outil s’intègre à l’outil CRM populaire, SalesForce.
Une notification s’affiche sur votre bureau chaque fois qu’un mail est lu ou qu’un lien est cliqué. ContactMonkey inclut également un tableau de bord avec des statistiques et des analyses de mail.
Outil 5. MixMax
MixMax vous permet de voir si votre mail a été lu, quand il a été lu, et combien de fois un mail a été lu. Si le mail a été envoyé à un groupe, vous pouvez voir quels membres du groupe l’ont lu.
L’application comprend une grande variété d’outils de vente, tels que la possibilité de planifier des réunions, en plus de la possibilité de suivre des mails. Cet outil fonctionne avec Gmail et Google Inbox. Il s’intègre également au CRM, Salesforce.
Outil 6. ToutApp (Non sécurisé)
ToutApp est conçu comme un outil de vente qui comprend des fonctions de suivi des mails. L’outil fonctionne avec Gmail et Outlook. Il intègre également votre système téléphonique. L’interface indique où, quand et à quelle fréquence les destinataires interagissent avec les mails envoyés. ToutApp vous permet même de savoir si un mail a été transféré.
Cette application est conçue pour être utilisée par une équipe, elle inclut également de nombreuses fonctionnalités d’équipe.
Outil 7. Yesware
Yesware fonctionne avec une grande variété de systèmes de messagerie, y compris : Gmail, GSuite et Office 365.
Vous recevrez une alerte chaque fois qu’un de vos mails envoyés est lu. Vous pouvez voir où, quand et avec quel appareil le mail a été lu. Vous pouvez également savoir si votre destinataire a consulté les pièces jointes aux mails ou s’il a répondu à un message. Vous pouvez même connaître quelle adresse IP le destinataire a utilisé pour lire le mail.
Conclusion
Dans cet article, vous avez appris à savoir si quelqu’un a lu votre mail ou non. Nous avons discuté des avantages et des inconvénients de l’utilisation des fonctions d’accusé de réception ou du suivi des mails pour savoir si votre mail a été lu.
Vous avez également appris comment savoir si votre mail a été lu dans GSuite Gmail et comment vérifier si des mails ont également été lus dans Outlook. Enfin, nous vous avons fourni un bref aperçu des sept applications et outils de suivi des mails les plus populaires.
Si vous avez besoin de savoir si votre mail a été lu, vous savez comment le faire.
Comment restez-vous au courant de l’état de vos mails les plus importants ? Vérifiez-vous si une personne a ouvert et lu vos mails ? Si oui, quelle est votre approche ou outil préféré ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.
